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O eNoPaper, é uma Solução de Gestão Documental, criada para
ser utilizada em ambiente Web, constituindo-se como um produto, mas sendo simultaneamente uma Solução que pode ser moldável à sua realidade. Baseado num interface "browser-enabled", o eNoPaper permite criar e gerir os circuitos documentais da sua Entidade.
Com o eNoPaper, todos os circuitos ficarão implementados no sistema, o que significa que os documentos, podem circular electrónicamente através da assignação de parâmetros prédefinidos, podendo no entanto sofrer alterações através, por exemplo, da criação de circuitos próprios / ad hoc.
Principais Características e Outras Funcionalidades
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Circuitos de
aprovação, férias,
baixas, ... (workflow);
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Controle e distinção de acessos e de versões;
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Histórico de todos os intervenientes em todos os documentos;
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Inclusão de assinatura digitalizada;
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Utilização extremamente flexível de perfis de utilizadores;
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Pesquisas da
informação: em texto livre, pré-definidas, simples e avançadas com costumização de
layouts de saída;
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Criação de
mailings - carta, fax ou email
- e/ou
etiquetas;
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Integração de e com uma solução de
fax server - com ou sem OCR;
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Implementação do conceito de
dossier / pasta / processo de forma transparente;
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Plena
integração com o Microsoft Word;
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Escalabilidade da Solução.
Principais Benefícios da implementação do eNoPaper
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Melhorar o seu desempenho e a qualidade de serviço por aceder mais depressa e mais eficazmente à informação crítica de negócio;
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Reduzir o espaço dedicado ao arquivo documental
- redução de custos do papel em si mesmo;
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Poupar nos custos de cópia e impressão de documentos e sua distribuição física;
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Tornar os Colaboradores mais produtivos, reduzindo / optimizando as tarefas rotineiras;
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Centralizar a informação, evitando a proliferação de arquivos individuais;
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Poder criar documentos através de
templates normalizados, transmitindo uma única imagem quer interna quer externa;
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Receber
- tratando - diversos tipos de documentos, através de diferentes canais -
emails, faxes ou digitalização de documentos em papel
- com ou sem OCR;
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Utilizar critérios de catalogação e de pesquisa abertos e diversificados;
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Facilidade de utilização
- entre outras funcionalidades, a possibilidade de criar circuitos
ad hoc por documento;
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Mais facilidade em encontrar o que se pretende ... encontrar!;
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Entrega da informação a quem internamente tem, de facto de a tratar;
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Adaptação sempre actualizada dos privilégios atribuidos a cada um;
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Gestão Processual de acordo com os
circuitos previamente definidos e
incluidos na orgânica da Solução -
workflow
predefinido, workflow ad hoc, entre outras formas de distribuição da informação;
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Numeração única e sequencial, classificação documental de acordo com os critérios existentes;
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Vizualização de qualquer documento digitalizado, como suporte a qualquer conversa, telefónica ou não, para análise daquele assunto;
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Claro aumento de produtividade - cada um gere o que tem de gerir;
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Integração com outros sistemas e ferramentas existentes na sua Entidade / Organização;
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Utilizar acessos intra / extranet;
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De onde quer que esteja, no trabalho, em casa ou em viagem, poderá aceder à informação acompanhando o que lhe cabe fazer para o sucesso da sua Entidade / Organização;
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Assegurar a compatibilidade com regulamentação governamental
- nos caso em que se aplique.
Factores de Sucesso de uma implementação eNoPaper
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Empenho da Administração e/ou Estruturas Hierárquicas mais elevadas;
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Clara avaliação das necessidades da
Organização;
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Clara avaliação da estratégia de implementação;
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Adaptação às particulariedades dos processos de negócio dos Clientes;
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Noção da hierarquia, funções e privilégios dentro da sua Entidade / Organização;
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Formação dos Colaboradores;
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Plena integração com as infraestruturas tecnológicas já existentes.
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